Un livre de procès-verbaux d'entreprise est fondamentalement une compilation de documents clés de l'entreprise, y compris les statuts constitutifs, auxquels les actionnaires et les créanciers de la société peuvent accéder. Ce livre de procès-verbaux peut être un classeur physique contenant tous les documents nécessaires, généralement situés au siège social de la société ou chez son avocat ou notaire. Alternativement, votre société peut choisir de maintenir son livre de procès-verbaux en ligne pour un partage plus facile, ce qui est notre approche privilégiée chez HMD Avocats.

Oui, absolument. De nombreux entrepreneurs considèrent souvent l’achat ou la création d’un livre de minutes au démarrage de leur entreprise comme une perte de temps et de ressources. Cependant, établir dès le départ un livre de procès-verbaux bien tenu est crucial pour le succès de votre entreprise.

Les lois fédérales québécoises et canadiennes exigent que les entreprises tiennent un registre précis à leur siège social. Ces réglementations exigent non seulement que vous disposiez d'un livre de procès-verbaux d'entreprise, mais stipulent également qu'il doit être régulièrement mis à jour pour refléter tout changement au sein de l'entreprise.

Les statuts constitutifs sont les documents officiels déposés auprès des registres des entreprises provinciaux ou fédéraux, contenant les informations suivantes :

• Le nom de la société et tout autre nom
• L'adresse complète du siège social de la société
• Le nombre d'administrateurs au conseil
• Les noms complets et adresses des membres du conseil d'administration
• Les noms complets et adresses des actionnaires
• Détails sur le capital social (par exemple, classes d'actions, droits de vote)
• Toute restriction au transfert d'actions ou de titres
• Limites des activités de la société
• Dispositions supplémentaires
• Le nom complet et la signature des fondateurs de l'entreprise.

Les résolutions initiales contenues dans le livre des procès-verbaux sont cruciales. Ils sont constitués de deux ensembles : l'un approuvé par le Conseil d'administration et l'autre spécifiquement destiné aux actionnaires.

Dans la première série de résolutions du conseil d’administration, les membres :

• Approuver les statuts
• Adopter le livre des archives de la Société
• Établir les statuts généraux
• Confirmer le siège social et le district judiciaire de la société
• Accepter les souscriptions d'actions des actionnaires
• Émettre des certificats d'actions aux actionnaires
• Déterminer la fin de l'exercice
• Établir une résolution bancaire
• Nommer les dirigeants de la société et leurs rôles clés (ex. : président, vice-président, trésorier, secrétaire)

Dans la première série de résolutions des actionnaires, les actionnaires :

• Ratifier les règlements de la société
• Élire le conseil d'administration
• Nommer un auditeur pour la société
• Désigner un comptable pour la société.

Un livre de procès-verbaux d'entreprise contiendra les grands livres et registres suivants :

• Grand livre des administrateurs :Celui-ci enregistre les membres du conseil d'administration, en notant leurs dates de nomination et la date à laquelle ils ont quitté le conseil d'administration.

• Grand livre des officiers :Celui-ci répertorie les dirigeants de la société, y compris leurs dates de nomination et la date à laquelle ils ont terminé leurs fonctions.

• Grand livre des actionnaires :Celui-ci documente les actionnaires, détaillant quand les actions leur ont été émises et quand ils ont cessé d'être actionnaires.

• Registre des valeurs mobilières :Cela comprend un grand livre qui précise le nombre d'actions que chaque actionnaire détient, la catégorie de ces actions et le montant payé pour chaque action.

La tenue d'un livre des procès-verbaux d'entreprise est une obligation légale qui nécessite des mises à jour et une documentation régulières des événements importants, tels que les changements d'administrateurs, de dirigeants ou d'actionnaires, ainsi que les modifications du siège social. De plus, au moins une fois par an, les actions importantes doivent être enregistrées, notamment la nomination des administrateurs, dirigeants et comptables pour l'année à venir, l'approbation des états financiers de l'année précédente, la déclaration des dividendes, les primes de direction et tout prêt d'actionnaire, ainsi que avec tout autre développement pertinent comme les transferts d’actions qui n’auraient peut-être pas été notés auparavant.

Généralement, lorsque vousintégrervotre entreprise par l'intermédiaire d'un avocat ou d'un notaire, celui-ci vous remettra un livret de procès-verbaux. De nombreux cabinets d’avocats proposent également des services de maintenance annuelle pour maintenir votre livre de minutes à jour. Si vous avez besoin d'aide, n'hésitez pas àtendre la mainpour nous.

Si vous avez créé votre entreprise de manière indépendante et n'avez pas créé de livre de procès-verbaux, vous pouvezconsulter un avocatou notaire pour vous aider à établir vos dossiers juridiques et à créer un livre de procès-verbaux. Nous sommes là pour vous aider si vous avez besoin d'aide.

Oui, le processus de constitution implique la préparation de plusieurs documents juridiques, et il est fortement conseillé de confier la rédaction de ces documents à un avocat.

Nous fournissons des services experts en droit des sociétés et des affaires, dispensés par les meilleurs avocats du Québec en mettant l'accent sur la précision et le détail. Notre approche méticuleuse garantit que chaque cas est traité avec soin, obtenant ainsi des résultats positifs pour les clients. Accessible en ligne de partout, nous proposons des tarifs compétitifs et une transparence sans frais cachés. Nous sommes fiers de servir les entreprises partout au Québec, notamment dans :